Les bases du RGPD : tout ce qu’il faut savoir pour protéger les données personnelles

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est entré en vigueur le 25 mai 2018. Il s’agit d’un cadre légal européen visant à renforcer la protection des données personnelles des individus. Il a aussi pour objectif d’harmoniser les règles en la matière dans l’ensemble des États membres de l’Union européenne. Mais qu’est-ce que cela signifie concrètement ? Pourquoi toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, sont-elles concernées  ? Et surtout, comment se mettre en conformité  ? Découvrez dans cet article les bases du RGPD pour protéger les données personnelles,

1. Qu’est-ce que le RGPD ?

Le RGPD (ou GDPR, en anglais « General Data Protection Regulation ») encadre la collecte, le traitement et la conservation des données à caractère personnel. Il s’inscrit dans la continuité de la directive de 1995 pour mieux répondre aux enjeux du numérique.

Son objectif principal est de donner aux citoyens un meilleur contrôle sur leurs informations personnelles. Il peut s’agir du nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, etc.. Il responsabilise les acteurs (entreprises, associations, administrations) qui utilisent ces données, notamment en matière de sécurité et de confidentialité.

2. Les principes fondamentaux

Parmi les bases du RGPD pour protéger les données, il faut retenir que ce dernier s’articule autour de principes clés qui doivent guider tout traitement de données personnelles :

- - Licéité, loyauté et transparence
    Les informations doivent être collectées et utilisées de manière transparente et dans un but précis et légitime.
  - Limitation des finalités
    Les données ne peuvent être collectées que pour des finalités déterminées. Il peut s’agir de la gestion de la relation client, l’envoi d’une newsletter, etc. Elles ne doivent pas être réutilisées à d’autres fins incompatibles.
  - Minimisation des données
    Seules les données réellement nécessaires à l’objectif poursuivi doivent être collectées. C’est le principe de minimisation.
  - Exactitude
    Les données doivent être exactes et mises à jour régulièrement.
  - Limitation de la conservation
    Les données ne doivent pas être conservées plus longtemps que nécessaire au regard des finalités initiales du traitement.
  - Intégrité et confidentialité
    Des mesures de sécurité adaptées doivent être mises en place pour protéger les données. Cette protection doit empêcher les accès non autorisés ou les divulgations illicites.

3. Les acteurs concernés

Le RGPD s’applique à toute organisation, quelle que soit sa taille ou sa forme juridique, dès lors qu’elle traite des données personnelles de résidents de l’UE. À ce titre, on retrouve plusieurs acteurs majeurs :

- - Le responsable de traitement : l’entité (entreprise, association, administration) qui détermine les finalités et les moyens du traitement des données.
  - Le sous-traitant : toute entité qui traite les données pour le compte du responsable de traitement (ex. un prestataire informatique, un service de facturation externe).
  - Le Délégué à la Protection des Données (DPO) : il n’est pas obligatoire pour toutes les entreprises, mais certaines y sont tenues. En effet, c’est notamment le cas en cas de traitement à grande échelle de données sensibles. Le DPO conseille et veille à la conformité. De plus, il sert de point de contact avec les autorités de contrôle (en France, la CNIL).

4. Les droits des personnes

Le RGPD a pour objectif de renforcer les droits des citoyens et de leur permettre de mieux maîtriser leurs informations :

- - Droit d’accès : toute personne peut demander à consulter les données que vous détenez sur elle.
  - Droit de rectification : elle peut exiger la correction de données inexactes ou incomplètes.
  - Droit à l’effacement (« droit à l’oubli ») : le droit d’obtenir la suppression de ses données dans certains cas. La personne concernée peut demander le retrait de son consentement ou de ses données devenues obsolètes, etc.
  - Droit à la portabilité : possibilité de récupérer ses données dans un format lisible et de les transférer à un autre prestataire.
  - Droit d’opposition : possibilité de s’opposer à un traitement, notamment à des fins de prospection commerciale.
  - Droit à la limitation du traitement : possibilité de geler temporairement l’utilisation des données en attendant une vérification ou un litige.

5. Les obligations pour les organisations

Pour se conformer au RGPD, les entreprises et autres organismes doivent :

- - Justifier une base légale pour chaque traitement : consentement, obligation légale, exécution d’un contrat, etc.
  - Informer clairement les personnes sur les raisons de la collecte de leurs données et sur la manière dont elles seront utilisées.. Cette information peut être assurée notamment via une politique de confidentialité, des mentions légales, un bandeau cookies.
  - Documenter leurs traitements (registre de traitements), notamment en cas de traitements à risques (analyse d’impact sur la protection des données – AIPD ).
  - Sécuriser les données sur le plan technique. Cela peut se faire en utilisant un pare-feu, des mots de passe complexes, du chiffrement, etc. La sécurité s’applique aussi sur le plan organisationnel. Cela peut se traduire par la limitation des accès, la formation du personnel, etc.
  - Gérer les violations de données : en cas de fuite, piratage ou perte de données, l’organisme doit en informer l’autorité de contrôle. Par ailleurs, elle doit aussi informer les personnes concernées, si nécessaire.

6. Quelles sanctions en cas de non-conformité ?

La CNIL peut prononcer des sanctions financières et administratives importantes. En effet, les amendes peuvent aller jusqu’à 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial. Le montant le plus élevé étant retenu. Au-delà de l’aspect financier, la réputation de l’organisation peut être fortement impactée par un manquement au RGPD.

7. Comment démarrer votre mise en conformité ?

- - Cartographiez vos traitements : listez toutes les données personnelles que vous collectez et traitez, ainsi que leurs finalités.
  - Vérifiez vos bases légales : identifiez pour chaque traitement la justification légale (consentement, obligation légale, etc.).
  - Rédigez ou mettez à jour votre documentation : politique de confidentialité, mentions d’information, registre des traitements.
  - Sécurisez vos données : implémentez des mesures techniques et organisationnelles (mot de passe solide, chiffrement, suivi des accès, etc.).
  - Sensibilisez vos équipes : la formation du personnel est un facteur clé de réussite pour prévenir les erreurs humaines et assurer une bonne application du RGPD.
  - Anticipez la gestion des droits des personnes : mettez en place un processus interne pour répondre rapidement aux demandes (droit d’accès, de rectification, etc.).

Le RGPD n’est pas qu’une formalité administrative. C’est aussi un levier de confiance pour les entreprises et les consommateurs. En adoptant de bonnes pratiques de collecte, de traitement et de sécurisation des données, vous protégez à la fois les personnes concernées et votre réputation. Que vous soyez une start-up ou une multinationale, la conformité au RGPD est un atout pour développer une relation durable et transparente avec vos clients, partenaires et collaborateurs.