Les erreurs courantes des entreprises face au RGPD et comment les éviter

1. Négliger la tenue d’un registre des traitements

Erreur :
Ne pas disposer d’un registre des traitements complet (ou le tenir de façon inexacte) est une faute fréquente. Pourtant, le registre constitue la « colonne vertébrale » de la conformité RGPD.

Pourquoi est-ce problématique ? 

• • • Le registre recense l’ensemble des traitements de données personnelles, leurs finalités, les catégories de données traitées, les destinataires, etc.
    • Sans un registre à jour, il est quasi impossible d’identifier les risques, d’évaluer la durée de conservation appropriée ou de gérer efficacement les demandes d’exercice de droits des personnes.

Comment y remédier ?

• • • Mettre en place une procédure de recensement systématique de tous les traitements (vente, RH, marketing, support, etc.).
    • Désigner un responsable (ou une équipe) chargé(e) de maintenir le registre à jour.
    • Utiliser un modèle de registre conforme aux recommandations de votre autorité de contrôle (ex. CNIL en France).

2. Sous-estimer l’importance de l’information et du consentement

Erreur :
Proposer des formulaires d’inscription ou des bandeaux cookies imprécis, omettre d’obtenir un consentement valide, ou ne pas expliquer clairement aux utilisateurs ce qu’on fait de leurs données.

Pourquoi est-ce problématique ?

• • • Le RGPD exige une information claire, accessible et transparente sur la collecte et l’utilisation des données.
    • Un consentement non valide (obtenu de manière ambiguë ou forcée) peut entraîner des sanctions et créer un climat de méfiance chez vos clients/utilisateurs.

Comment y remédier ?

• • • Rédiger une politique de confidentialité en langage simple, en expliquant qui traite les données, à quelles fins, et combien de temps elles sont conservées.
    • Mettre en place un bandeau cookies conforme : mentionner les finalités de chaque catégorie de cookies et permettre un choix réel (accepter, refuser, personnaliser).
    • Veiller à ce que les cases de consentement ne soient jamais pré-cochées.

3. Ignorer la formation et la sensibilisation du personnel

Erreur :
Croire que le RGPD est l’affaire exclusive du service juridique ou de la direction et négliger l’implication des équipes opérationnelles (RH, marketing, service client, etc.).

Pourquoi est-ce problématique ?

• • • Les collaborateurs sont les premiers acteurs de la conformité. Un manque de sensibilisation les expose à commettre des erreurs : partage de fichiers non sécurisé, envoi de données à la mauvaise personne, utilisation abusive d’informations personnelles, etc.
    • Une simple erreur humaine peut entraîner une violation de données et des conséquences graves pour l’entreprise.

Comment y remédier ?

• • • Mettre en place des formations régulières, adaptées à chaque département, pour rappeler les principes clés du RGPD.
    • Distribuer des fiches pratiques (procédure à suivre en cas de demande de droit d’accès, d’extraction de données, etc.).
    • Créer une culture « Data Privacy » au sein de l’entreprise et nommer un référent interne qui puisse répondre aux questions.

4. Ne pas prendre suffisamment au sérieux la sécurité des données

Erreur :
Se reposer sur des systèmes informatiques obsolètes, utiliser des mots de passe faibles, ou ne pas mettre en place de protocoles de sécurité adaptés (chiffrement, pare-feu, sauvegardes, etc.).

Pourquoi est-ce problématique ?

• • • Le RGPD impose une obligation de sécurité : toute compromission (perte ou vol de données) doit être signalée à l’autorité de contrôle et, dans certains cas, aux personnes concernées.
    • Les cyberattaques (ransomwares, phishing, etc.) se multiplient et les conséquences peuvent être catastrophiques (exfiltration de données sensibles, chantage, perte de confiance de la clientèle).

Comment y remédier ?

• • • Auditer régulièrement vos systèmes d’information pour détecter les failles et y remédier.
    • Imposer une politique de mots de passe complexes et les renouveler régulièrement.
    • Mettre en place un plan de reprise d’activité (PRA) en cas de sinistre ou d’attaque pour assurer la continuité de service.

5. Oublier de gérer les demandes d’exercice des droits des personnes

Erreur :
Ne pas prévoir de procédure pour traiter les demandes d’accès, de rectification ou d’effacement, et laisser traîner des requêtes sans réponse (ou y répondre hors délai).

Pourquoi est-ce problématique ? 

• • • Les personnes ont le droit d’exercer leurs droits reconnus par le RGPD (accès, opposition, effacement, portabilité, etc.).
    • Une mauvaise gestion de ces demandes (délai, qualité de la réponse) peut engendrer des plaintes auprès de l’autorité de contrôle et mettre en péril la réputation de l’entreprise.

Comment y remédier ? 

• • • Définir un circuit clair pour la réception et le traitement des demandes (mail dédié, formulaire en ligne, etc.).
    • Nommer un responsable ou une équipe en charge de répondre dans les délais légaux (généralement un mois).
    • Former les collaborateurs à identifier rapidement ces demandes et à fournir l’assistance nécessaire.

6. Ne pas anticiper les analyses d’impact (AIPD) pour les traitements à risques

Erreur :
Mettre en place des traitements massifs ou particulièrement sensibles (données de santé, biométriques, etc.) sans réaliser d’analyse d’impact sur la protection des données (AIPD/PIA).

Pourquoi est-ce problématique ?

• • • Le RGPD prévoit que toute utilisation de données présentant un risque élevé pour les droits et libertés des personnes doit faire l’objet d’une analyse d’impact.
    • En cas de contrôle, l’absence de DPIA peut être sévèrement sanctionnée et révéler un manque de précaution majeur.

Comment y remédier ?

• • • Mettre en place un processus interne permettant de détecter dès la conception d’un nouveau projet (Privacy by Design) si une DPIA est requise.
    • Utiliser les guides et outils fournis par les autorités de protection des données pour réaliser les analyses.
    • Conserver une trace documentée de l’analyse et des mesures prises pour minimiser les risques.

7. Sous-estimer l’importance d’une politique de cookies conforme

Erreur :
Installer des outils d’analyse d’audience, des plug-ins marketing ou des systèmes de publicité ciblée sans informer correctement l’utilisateur et sans recueillir son consentement explicite.

Pourquoi est-ce problématique ? 

• • • Les traceurs (cookies, pixels, balises) font partie des points de vigilance prioritaires des autorités de contrôle.
    • Les règles en matière de cookies se sont durcies : impossible de placer des cookies non essentiels sans accord explicite.

Comment y remédier ?

• • • Afficher un bandeau de consentement détaillé : mention des finalités, possibilité d’accepter ou de refuser, etc.
    • Veiller à ne pas collecter automatiquement des données si l’utilisateur n’a pas cliqué « J’accepte ».
    • Faire régulièrement l’inventaire des cookies et mettre à jour la liste présentée aux visiteurs.

De la tenue d’un registre des traitements à la gestion du consentement, en passant par la formation du personnel et la sécurisation des données, il existe de nombreuses façons de tomber dans des pièges courants quand on souhaite se conformer au RGPD. Pourtant, chacune de ces erreurs peut coûter cher, tant en termes de sanctions financières que d’image de marque.

La bonne nouvelle, c’est qu’avec une démarche structurée, de la rigueur et un accompagnement adéquat, la conformité RGPD devient un atout de confiance et de crédibilité pour votre entreprise. En évitant ces erreurs courantes, vous consolidez votre relation avec vos clients, partenaires et collaborateurs, tout en renforçant la sécurité de vos activités.